بازرسی کالا چیست؟

در صادرات و واردات به فرایند نمونه برداری کالا ، آزمایش ، اندازه گیری و کلیه امور صورت گرفته جهت تعیین کیفیت و کمیت کالا توسط شرکت های بازرسی، بازرسی کالا یا Inspection گفته می شود. دریافت گواهی بازرسی کالا توسط وارد کننده می تواند تضمینی بر صحت و سلامت کالای خریداری شده باشد.

پس از پایان جنگ جهانی دوم و رونق اقتصادی در گستره جهانی، تجارت در عرصه بین الملل گسترش یافت و کشورها توانستند محصولات و تولیدات خود را به دورترین نقاط دنیا صادر نمایند. قاعدتاً در این نوع تجارت، خریدار تا وصول کالا نمی توانست از انطباق ویژگی های کمی و کیفی کالا با قرارداد فروش اطمینان یابد؛ لذا شرکت هایی در سطح بین الملل جهت حل این مشکل پا به عرصه وجود گذاشتند و تحت عنوان شرکت های بازرسی، به عنوان بازوی فنی واردکنندگان کالا در کنار ایشان به رونق تجارت در سطح جهان کمک نمودند.

برخی کشورهای خارجی مانند چین تا سال ۲۰۲۳ دومین قدرت اقتصادی جهان است و بررسی روند بازرسی کالا در کشور خارجی مثل چین از این جهت مهم می‌باشد. بر طبق آمارهای بین المللی ۲۸.۷ درصد از تولید جهانی در اختیار کشور آن ‌ها بوده است و به همین دلیل آن‌ها بزرگترین کشور تولید کننده جهان هستند. این جمله به این معنا است که اکثر تاجران در سطح بین المللی مجبور هستند بخشی از نیاز خودشان را از بازار این کشور خارجی تامین کنند. طبیعتاً برای آنها مهم است که محموله‌های خریداری شده از وی از کیفیت خوبی برخوردار باشند. کنترل کیفیت و بازرسی کالا کمک می‌کند تا استانداردهای کیفی مورد بررسی قرار گیرند. با کمک فرایند بازرسی محصولات معیوب و بی کیفیت مرجع می‌شوند و در اختیار مصرف کننده قرار نمی‌گیرند.

بازرسی کالا در کشور خارجی

بازرسی کالا در کشور خارجی چیست و چرا از اساسی ترین مراحل واردات از کشور خارجی به حساب می آید ؟ همانطور که می دانید اقدام به تعهدات الزام آور تنظیم شده در قراداد های تجاری در سطح جهانی یکی از مهم ترین اصولی است که در تجارت بین الملل وجود دارد و تامین کنندگان کالا و یا تولیدکنندگان ملزم به اجرای این تعهدات می باشند. واردات کالا از کشور خارجی نیز دقیقا به همین صورت بوده و شرکت های بازرگانی که به بازرگانان ایرانی سرویس هایی اعم از سورسینگ و منبع یابی و خرید کالا از کشور خارجی و واردات و حمل بار از کشور خارجی و ترخیص کالا را ارائه می دهند، موظف هستند که کالای ارسال شده مطابق با کیفیت و کمیتی که توسط مشتریان درخواست شده و درزمان بستن قرارداد تنظیم شده و کاملا مشابه با کالای نمونه یا سمپل، به مشتریان گرامی ارائه شود .در عین حال بر حسب تجاربی که در امور بازرگانی داریم بار ها مشاهده کردیم صادرکنندگان کالا برای سودجویی بیشتر اقدام به ارسال کالاهایی با کیفیت و کمیت پایین تر می کنند. در اینجا موضوع بازرسی کالا مطرح میشود که در حال حاضر شرکت های بازرگانی این مشکل را حل کرده و با استفاده از نیروهای متخصص در کشور کشور خارجی بازرسی های مختلفی قبل از خرید و در حین ساخت و قبل بارگیری انجام می دهند تا به لحاظ کیفیت کالا و تعداد و سلامت کالا دقیقا مطابق با درخواست مشتری و قرارداد تنظیم شده بین طرفین باشد.

انواع بازرسی کالا 

۱– بازرسی حین تولید:

درصورتی که مواد اولیه، قطعات به کار رفته و یا فرایند تولید دارای اهمیت بسیاری بوده و بعد از تولید نتوان کالا را بدون مشکل و صرف هزینه زیاد مورد ارزیابی قرارداد، از بازرسی حین تولید استفاده می شود که معمولاً برای مواد غذایی، لوازم آرایشی و بهداشتی و ماشین آلات و تجهیزات استفاده می شود.

چک لیست بازرسی در حین تولید

• وضعیت تولید
• ارزیابی خط تولید و تأیید جدول زمانی
• نمونه برداری تصادفی از محصولات نیمه تمام و نهایی
• بسته بندی و مواد بسته بندی
• ارزیابی کلی و توصیه ها
• مواد خام
• ظاهر محصول بر اساس پارامترهای حد کیفیت قابل قبول (AQL)
• کیفیت کار
• اندازه و وزن
• عملکرد
• برچسب گذاری و لوگو
• بسته بندی محصولات ناتمام
• برنامه تولید
• نیازهای خاص مشتری/محصول

 مزایای بازرسی در حین تولید

در هر محصول ممکن است ایراداتی و نواقصی وجود داشته باشد که تنها در در زمان ساخت آن قابل شناسایی باشند. در بعضی از قسمت‌های تولید، مواد اولیه از طریق تامین کنندگانی تهیه می‌شود که ممکن است دارای استاندارد ثابتی نباشند و تاثیر منفی روی کیفیت نهایی کالاها بگذارند.این روش از بزور معایب احتمالی در محصول جلوگیری می کند. مورد بعدی، هنگامی که تغییراتی مانند راه اندازی ماشین آلات، ابزار جدید، بالا بردن ظرفیت تولید، افزایش سرعت دستگاه و… صورت گیرد؛بازرس موظف است که اثرات این تغییرات را در محصول ردیابی و بازرسی کند تا ببیند بر کیفیت محصول نهایی چه اثری می گذارد.گاهی اوقات سازمان و یا واحد تولیدی به اجبار یا بر حسب نیاز از یک کد محصول مشخص در طول پروژه خود، مکررا مجبور به استفاده است؛ این امر سبب می شود که نگرانی در مورد ثبات کیفی و فنی و یا حجم کمی محصول پدید آید.در همه این موارد بازرسی در حین تولید یا ساخت جهت حصول اطمینان خریدار از کیفیت کالای خریداری شده است.

۲– بازرسی پیش از حمل:

بازرسی کالا قبل از حمل  (PSI) یا (pre shipment inspection ) یک روش بازرسی و یک روش کنترل کیفیت مهم برای کالای خریداری شده است که قبل از حمل کالا انجام می گیرد. در این روش شرکت های بازرسی مستقل، تعدادی از کالا ها را بصورت تصادفی مورد بررسی و آزمایش قرار می دهند. بطور خلاصه بازرسی قبل از حمل شامل موارد زیر می باشد :

• بررسی مدارک خرید
• بررسی مدارک کنترل کیفی و بازرسی کالا (جهت انطباق محصول با استاندارد و سفارش)
• بازرسی ظاهری (چشمی) از کالا و اجزای آن (که می تواند شامل بازرسی رنگ نیز باشد.)
• بازرسی کمی
• بازرسی بسته بندی کالا
• بازرسی حین بارگیری

صدور گواهی ترخیص یا گواهی بازرسی

بازرسی در این نقطه برای کالاهایی که قبلا در حین ساخت مورد بازرسی قرار نگرفته اند؛ یک مرحله بسیار حساس خواهد بود. در بازرسی کالا، مهمترین وظیفه یک بازرس،کنترل مدارک فنی ساخت و کنترل کیفیت کالا (انطباق محصول) خواهد بود چرا که در بسیاری از مراحل ساخت و آزمون های مرتبط کالا که قبلاً انجام گرفته است؛ بازرس در آن زمان حضور نداشته است.

روش انجام بازرسی قبل از حمل 

در ابتدا بازرس بایستی کاملاً از نحوه بازرسی و شرایط تحویل کالا مطلع باشد. یعنی به الزامات قراردادی و درخواست مشتری کاملاً اشراف داشته باشد. این الزامات را می توان در قراردادهای فیمابین سازنده (تامین کننده) و مشتری یافت. معمولاً این الزامات جزء ضمایم قرارداد به صورت های زیر می باشد :بصورت سفارش خرید (Purchase Order) یا درخواست مواد (Material Requisition) یا برنامه آزمون و بازرسی (Inspection and Test Plan: ITP) ویا کتابچه مشخصات فنی (Specification).در واقع بازرس باید محصول را مطابق با الزامات و خواسته های مشتری بررسی و تایید کند و اطمینان حاصل نماید که محصول مورد سفارش کلیه الزامات مشتری را برآورده می سازد.

مزایای بازرسی قبل از حمل 

این روش بازرسی، جلوی ورود کالاهای بی کیفیت که غیر سازگار هستند را کاهش می دهد. این گواهی در بعضی کشورها جهت ترخیص کالا از گمرک ضروری است. همچنین جزو اسناد مهم جهت ارائه به بانک در صورت استفاده از اسناد اعتباری به منظور آزادسازی وجه معتبر است.نکته دیگر، مساله بازرسی در کارخانجات فقط منحصر به بازرسی کالای بخصوص که به بازرس ابلاغ می گردد؛ نیست. با توجه به آنکه طرف های عمده تجارتی ایران در کشورهای مختلف تقریبا ثابت هستند و معمولاً کارخانجات خارجی بطور منظم به ایران جنس صادر می‌کنند؛ لذا بازرسان با تجربه در بایگانی خود برای هر کارخانه پرونده ای تشکیل می‌دهند و وضعیت تولید، دقت کار، صداقت در تهیه و ارائه اسناد، تخصص مسئولین بازرسی، وضعیت آزمایشگاه ها ، نحوه گرفتن نمونه، نحوه نگه‌داری نتایج و سایر نکات مهم در آن کارخانه را برای خود در پرونده یادداشت و اصولاً ارزیابی کلی در مورد هر کارخانه را پیش خود انجام می دهند. ممکن است برای سفارش های کوچک و یا برای همه نوبت های بازرسی در کارخانه، مسئولین مربوطه امکان چنین بازدیدی را فراهم ننمایند؛ ولی حداقل برای یک بار و در صورت تکرار بازرسی در آن کارخانه هر از چند بار، یک بار امکان این بازرسی را فراهم می‌نمایند . بازرس در طول بازدید کلی از کارخانه ، خط تولید ، دستگاههای کنترل کیفیت و نحوه عملکرد مسئولین مربوطه را مدنظر قرار می‌دهد .به هر حال بایستی توجه داشت که در بازرسی پیش از حمل، بکارگیری بازرسان مجرب از اهمیت ویژه ای برخوردار است و بالطبع هزینه های بازرسی پیش از حمل نسبت به بازرسی حین ساخت بالاتر خواهد بود.

۳– بازرسی قیمت:

پروفرما یا پیش فاکتور (proforma invoice) سندی است که توسط فروشنده صادر می گردد و مندرجات آن شامل نام ونشانی فروشنده و خریدار، نوع، مقدار و تعداد کالا، قیمت واحد کالا و قیمت کل، شرایط پرداخت، زمان تحویل کالا، مدت اعتبار پروفرما و مبدا کالا است. در تولید و واردات برخی کالاهای خاص، می بایست قبل از عملیاتی شدن و اختصاص ارز، ارزش پروفرما مورد بررسی قرار بگیرد. از طریق این پیش فاکتور، افراد از حدود تقریبی قیمت ها مطلع شده و در صورتی که قیمت مورد تایید خریدار باشد، قرارداد بین فروشنده و خریدار منعقد می شود. این سند در مراحل مختلف واردات کالا از جمله ثبت سفارش، گشایش اعتبار اسنادی و ترخیص کالا از گمرک بسیار کاربرد دارد. خریدار کالا برای گرفتن ارز دولتی یا دریافت مجوز برای واردات کالا باید پروفرما و یا همان پیش فاکتور را داشته باشد. همچنین تاجران برای بستن قراردادهای صادراتی در مزایدات از آن استفاده می کنند.

برای صدور پیش فاکتور نیازی به دریافت مجوز نیست؛ بلکه تنها لازم است اقدامات اولیه ای که فروشنده در خصوص نحوه پرداخت در نظر گرفته را به خریدار ابلاغ کند و خریدار شرایط مورد نظر خود را در خصوص نحوه انجام معامله و قوانین داخلی کشور خود اعلام نماید تا فروشنده مطابق با قوانین هر دو کشور و شرایط طرفین معامله این سند را تنظیم نموده و به صورت قانونی به ثبت برساند. شرکت های بازرسی جهت اطمینان بخشیدن به خریداران نیز می توانند قبل از عملیاتی شدن قرارداد و اختصاص ارز، بررسی ارزش پروفرما را انجام داده و بعد از تایید، شرکت های خریدار با آسودگی بیشتر اقدام به بستن قرارداد و انجام واردات کنند.

۴– بازرسی اصالت فروشنده:

این بازرسی جهت اطمینان از اصالت فروشنده و توانایی او در اجرای تعهدات قراردادی صورت می گیرد و درواقع  کار منبع یابی را برای خریدار انجام می دهد.لازم به ذکر است عموماً الزامات قانونی و قواعد بانک مرکزی خریدار را وادار به استفاده از این نوع بازرسی می نماید.

۵– بازرسی استاندارد اجباری:

این بازرسی، مهم ترین و پیچیده ترین نوع بازرسی است. در واقع شرکت بازرسی به جانشینی سازمان استاندارد در محل خروج کالا از بازار فروشنده، آن را مورد بازرسی قرار می دهد. این بازرسی در آزمایشگاه مجاز و تحت نظارت شرکت بازرس انجام و پس از آن گواهینامه انطباق برای کالا صادر می شود.

شرکت های بازرسی که بازبینی کالاهای وارداتی را در مبدأ تولید برعهده دارند؛ شرایطی را برای پذیرش و عقد قرارداد با متقاضی بازرسی پیش بینی کرده اند که ملحق به قرارداد بازرسی بوده و به امضاکنندگان ذیل قرارداد تحمیل می گردد. لازم به ذکر است که اگرچه این شرایط در نسخ چاپی ظهر فرم سفارش بازرسی درج گردیده و به ظاهر پذیرش آن اجتناب ناپذیر است؛ متقاضیان امکان تغییر و تعدیل برخی از شرایط و مواد آن را دارند.

انواع گواهی‌‌ بازرسی کالا

شرکت‌های بازرسی کالا پس از بررسی و ارزیابی کالا و انطباق آن با خواسته‌های مشتری اقدام به صدور گواهی‌نامه و تائیدیه‌های گوناگون می‌نماید که مهم‌ترین آن عبارت‌اند از:

• گواهی بازرسی کالا (کیفی و کمی) یا (COI (Certificate Of Inspection
• گواهی بازرسی قبل از حمل یا (PSI (Pre Shipment Inspection
• گواهی بازرسی ظاهری یا (VIC (Visual Inspection Certificate
• گواهی مؤید نامه (CI (Certificate of Letter
• گواهی تعیین ارزش PVC (Peice Value Certificate)
• گواهی رضایت‌مندی مشتری (CSC (Customer Satisfaction Certificate
• گواهی بازرسی ماهوی کالا (SIC (Standard Industrial Classification
• گواهی راه‌اندازی (CC (Commissioning Certificate
• گواهی بسته‌بندی (PL (Packing List
• گواهی‌های آزمایشگاهی (TR (Test Report
• گواهی انطباق کیفیت کالا (VOC (Verification Of Conformity

چرا بازرسی کالا در کشور خارجی مهم است؟

بازرسی کالا در کشور خارجی به شدت ضروری و مهم است. مهمترین دلایل ضرورت بازرسی کالا در این کشور متمدن را با هم مرور می‌کنیم:

• تضمین کیفیت کالا: بازرسی کالا ترکیبی از کنترل کیفیت و تضمین کیفیت است. وجود روند بازرسی سبب می‌شود تا تولید کننده مجبور شود محصولات خودش را در سطح استاندارد تولید کند. طبیعتاً را به خوبی می‌دانند که اگر کیفیت کالا قابل قبول نباشد، محصول تولید شده مرجع می‌شود و هزینه‌های زیادی به کارخانه وارد می‌گردد.
• ثبات در تولید: یکی از مسائلی که بازرسی کالا مانع از تغییر آن می‌شود، ثبات در تولید کالا است. وجود ثبات کمک می‌کند تا ارزش و کیفیت کالا حفظ شود و احتمال خطا در آن کاهش پیدا کند.
• کاهش قطعات معیوب: یکی از ویژگی‌های مهم بازرسی کالا و کنترل کیفیت کاهش قطعات معیوب دریافتی توسط خریدار است. این موضوع ضرر خریدار را کمتر می‌کند و مانع از آن می‌شود که او محصول بی کیفیت بخرد.
• حفظ مصرف کننده: طبیعتاً شما محموله‌های خریداری شده خودتان را در بازار داخلی عرضه می‌کنید و در صورتی با کیفیت بودن اقلام، طرفدارانی پیدا خواهید کرد. حفظ مشتریان برای شما در آینده اهمیت زیادی خواهد داشت. بازرسی کالا در واردات به همین دلیل اهمیت دارد. بازرسی مانع از آن می‌شود که کیفیت کالا پایین بیاید و مصرف کننده از خرید آن پشیمان شود.

چک لیست بازرسی کالا در کشور خارجی

برای بازرسی کالا در کشور خارجی قبل از نهایی کردن سفارش خود یا قبل از شروع تولید، باید الزامات محصول خود را در یک چک لیست به تامین کننده منتقل کنید. در این شکلی است باید الزامات محصول و استانداردهای کیفی مورد نظر خودتان را مشخص کنید. مهمترین پارامترهایی که در چک لیست بازرسی باید به آنها توجه کنید عبارتند از:

• نیازمندی‌های محصول: در این پارامتر باید مشخص کنید که محصول از نظر جنس، قد، وزن و … باید چه شرایطی داشته باشد. تولید کننده متناسب با اطلاعاتی که در اختیار او قرار می‌دهید، موظف است محصولات را به همان شکلی که شما می‌خواهید تولید کند.
• بسته بندی و برچسب گذاری: شاید در نگاه اول بگویید بسته بندی و برچسب گذاری اهمیت زیادی ندارد. اما واقعیت این است که این دو فاکتور از مهمترین استانداردهای کیفیت محصول هستند. برخی محصولات باید توسط آزمایشگاه‌های مختلف مورد تایید قرار گیرند و برچسب تایید بر روی آنها وجود داشته باشد. همچنین مدل بسته بندی در کاهش خطرات هنگام انتقال محصول اهمیت دارد.
• تست: اگر قرار است در زمینه واردات ماشین آلات و لوازم صنعتی فعالیت داشته باشید طبیعتاً تست عملکرد این محصولات در بازرسی اهمیت پیدا می‌کند. شما باید مشخص کنید که چگونه قرار است از دستگاه خریداری شده آزمایش به عمل آورید.
• طبقه بندی معایب: معایبی که ممکن است در یک محصول وجود داشته باشد در یک سطح نیستند. معمولاً این معایب را در سه طبقه جزئی، عمده و بحرانی تقسیم بندی می‌کنند. برای اینکه کار بازرس کنترل کیفیت راحت تر باشد بهتر است یک ویدیو از محصول تایید شده در اختیار او قرار دهید.

آیا هر کسی می‌تواند بازرسی کالا را انجام دهد؟

قطعا هر کسی نمی‌تواند این کار را برای شما انجام دهد و این امر نیازمند تجربه بالا است. بهتر است انجام این کار را به افراد دیگری بسپارید که در ادامه آن‌ها را به شما معرفی می‌کنیم:

• اعتماد به فروشنده: ساده ترین و کم هزینه ترین راه برای بازرسی کالا در کشور مم. اعتماد به فروشنده محصول است. می‌توانید چک ‌لیست مورد نظر خودتان را برای تولیدکننده بفرستید و از او بخواهید کنترل کیفیت را انجام دهد. البته این کار خیلی به نفع شما نیست. طبیعتاً برای تولید کننده هزینه کمتر و سودآوری بیشتر مد نظر است که این موضوع با کیفیت بالاتر در تضاد می‌باشد.
• اعتماد به بازرگانی‌های تجاری: شرکت‌های مختلفی هستند که به تاجران در زمینه واردات و صادرات کالا و عبور آن از گمرک و همچنین کنترل کیفیت محصول کمک می‌کنند. آنها مجموعه ای از متخصصین مجرب را در اختیار دارند که در زمینه کنترل کیفیت محصول تسلط بسیار خوبی دارند. شما می‌توانید با همکاری آنها بازرسی کیفیت را به خوبی انجام دهید. مجموعه ما نیز در این زمینه فعالیت دارد و آماده همکاری همه جانبه با شما است.
• سرویس بازرسی کشور خارجیی: راه دیگری که برای کنترل کیفیت پیش روی شما قرار دارد اعتماد به یک سرویس بازرسی شخص ثالث معتبر در کشور کشور خارجی است. البته طبیعتا اعتماد به طرف خارجی بدون اینکه آنها را از نزدیک ببینید کار پر ریسک محسوب می‌شود، هرچند آن‌ها بی طرف هستند و با تامین کننده کالا آشنایی ندارند.
• تشکیل تیم بازرسی: شاید بهترین و البته پر هزینه ترین کار برای بازرسی کالا در کشور کشور خارجی داشتن یک تیم تخصصی در این زمینه باشد. البته تشکیل این تیم هزینه زیادی برای شرکت شما به همراه خواهد داشت. شما باید برای آنها بهترین فرایند آموزش، محل اقامت، هزینه سفر و احتمالا حقوق بالا در نظر بگیرید.